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Vor 2 Wochen veröffentlicht

Firmenevent planen - durchdacht und gut organisiert zur Firmenfeier

Unternehmensveranstaltung planen

Inhaltsverzeichnis

Unternehmenserfolg lebt nicht allein von der bloßen Zahl an geleisteten Arbeitsstunden. Auch Faktoren wie Teamgeist, Unternehmenskultur und Spaß an der Zusammenarbeit sind absolut entscheidend! Tolle Firmenevents, wie eine individuell geplante Betriebsfeier, stärken genau diese gemeinsame Basis. Sie können Menschen verbinden und motivieren. Aber auch zur öffentlichen Wahrnehmung von Unternehmen tragen eindrucksvolle Firmenevents bei. Mit den folgenden sieben Schritten können Sie professionelle Firmenevents auf die Beine stellen uns mit unserer ausführlichen Checkliste behalten Sie alles im Blick.

Gründe für die Planung von Firmenevents

Unterhaltsame Firmenveranstaltungen und tolle Events sind in vielen Firmen ein fester Bestandteil der Betriebskultur. Und das nicht ohne Grund: Das gemeinsame Feiern baut Distanz zwischen den Mitarbeitern ab und verbessert den lebendigen Austausch. Wenn es um die schnelle Integration neuer Mitarbeiter geht, ist der Austausch in lockerer Atmosphäre mindestens so wichtig wie ein informatives Briefing beim Onboarding. Und auch unter langjährigen Mitarbeitern wird der Teamgeist dadurch verbessert – wenn die Veranstaltung durchdacht und gut organisiert ist!

Damit man sich am Veranstaltungstag zusammen erholen kann, ist gute Organisation im Vorfeld gefragt. Sie möchten ein Firmenevent organisieren und fragen sich, wie Sie dabei vorgehen sollen? Planen Sie statt Schnittchen und Standardfeier doch etwas wirklich Tolles, das tatsächlich ansprechend wirkt. Mit den folgenden Tipps stellen Sie Ihr Firmenevent souverän und professionell auf die Beine. Falls Sie dann noch eine Location oder eine zündende Idee benötigen, bietet unsere Seite Ihnen schnell eine anschauliche Inspiration für geeignete Locations und mögliche Eventkonzepte in Ihrer unmittelbaren Umgebung.

1. Klären Sie am Anfang Anlass und Veranstaltungsformat

Der Anlass einer firmenfeier steht am Anfang eines gelungenen Veranstaltungskonzepts. Manche Firmenevents orientieren sich schlicht an saisonalen Anlässen wie dies bei einem Sommerfest oder einer Weihnachtsfeier der Fall ist. Bei vielen Veranstaltungen steht die Ehrung von einzelnen Beschäftigten im Mittelpunkt. Auch das Feiern eines Unternehmensjubiläums oder die öffentliche Präsentation eines wichtigen Markenprodukts kann den Anlass bilden. Der Anlass liefert Ihnen wichtige Orientierungspunkte für die Planung.

Sie können darüber klären, welche Stimmung das Event bieten soll und ob es etwas wie eine öffentliche Bühne braucht. Sie klären anhand des Anlasses, ob es sich um eine unternehmensinterne Veranstaltung oder ein öffentliches Event handelt. Über diese Informationen können Sie abschätzen, wie viele Gäste voraussichtlich am Event teilnehmen und was für eine technische Ausstattung Sie benötigen. Halten Sie den Anlass fest und notieren Sie sämtliche Informationen, die sich aus Ihrer Sicht daraus ableiten. Sie sind für die Organisation einer geeigneten Location enorm nützlich.

2. Termin festlegen und Budget abstecken

Als nächstes wird im Rahmen des Eventmanagements der Termin festgelegt. Manche Events sind an ein bestimmtes Datum gebunden. Oftmals ist jedoch eine flexiblere Wahl in einem bestimmten Rahmen möglich. Damit möglichst viele Personen teilnehmen können, sollten Zeiten während der Schulferien eher vermieden werden. Ebenso Tage, an denen sportliche Großereignisse stattfinden. Für Firmenevents im Freien sollte ein Zeitpunkt mit angenehmen Temperaturen gewählt werden.

Nun legen Sie das Budget fest. Dazu stecken Sie den finanziellen Rahmen genau ab. Halten Sie fest, wie viel Geld das Unternehmen ausgibt. Halten Sie auch mögliche Einnahmequellen fest. Notieren Sie die Summe und halten Sie wichtige Ausgabenposten fest. Neben der Miete für die Location fallen auch Kosten für Verpflegung und die Unterhaltung an. Manchmal müssen noch spezielle Giveaways geordert werden.

Das sind typische Kosten, die Sie beachten müssen:

  • Miete der Eventlocation und Dekoration passend zum Anlass
  • Catering oder Verpflegung mit Essen und Getränken für alle Gäste
  • Personal oder Selbstbedienung auf dem Firmenevent
  • Unterhaltungsprogramm durch Bands, DJ, Zauberkünstler und ähnliche Dinge
  • technische Ausstattung für das Event und sein Programm
  • Printmaterialien und kleine Präsente bei öffentlichen Unternehmensevents
  • Kosten für die Einladung zum Event und seine Bewerbung
  • Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit bei Firmenevents auf Messen und Werbeveranstaltungen

3. Location buchen und Veranstaltungsprogramm konkretisieren

Sobald der finanzielle Rahmen geklärt wurde, können Sie eine Location buchen. Eine außergewöhnliche Location lohnt sich aus mehreren Gründen. Zum einen sorgt der besondere Ort dafür, dass die Gäste innerlich aus ihrem Alltag heraustreten. Außerdem reduziert sich durch eine Eventlocation der organisatorische Aufwand. In diesem Fall ist die Auswahl riesig und erstreckt sich von einer Feier in einem Restaurant oder in einer Location mit Bar, bis hin zu einer Feier in der Disko.

An vielen Orten nimmt Ihnen geschultes Servicepersonal die Bedienung der Gäste ab. Aufgaben wie das Spülen von Geschirr und die Reinigung der Räume können Sie ebenfalls an die Anbieter mancher Location abgeben. Dadurch verlieren Sie keine zusätzlichen Arbeitsstunden, die vom eigenen Personal geschultert werden müssen. Falls Sie wiederum genau dies leisten wollen und ein kostengünstiges Firmenevent ausrichten wollen, gibt es auch dafür Locations. Sie müssen nur nach den richtigen Kriterien suchen.

Sie haben die passende Location gefunden und gebucht? Dann planen Sie als nächstes das Veranstaltungsprogramm. Hier kann eine professionelle Eventagentur von großem Nutzen sein. Eine Eventagentur kann Ihnen helfen, ein individuelles Eventkonzept zu erstellen und verschiedene Aspekte der Eventplanung wie Themen, Musik, Moderatoren, Show Acts, Einladungen, Catering und Fotografen zu koordinieren. Bieten Sie neben dem Hauptprogramm auch kleine Überraschungen. Überlegen Sie sich, wie Sie die Gäste miteinander ins Gespräch bringen können, wenn dies beabsichtigt ist. Unterhaltungskünstler oder Bands können einen Beitrag dazu leisten – oder ausgefallene kulinarische Köstlichkeiten.

Diese Eventideen können Sie beispielsweise nutzen:

  • musikalische Rahmung durch Bands oder einen DJ
  • Auftritt von Zauberkünstlern, Kabarett, Clowns oder ein Firmen-Quiz
  • Hüpfburgen, Spielspaß und ähnliche Unterhaltungsangebote für Kinder
  • Foto-Ecke, Karaoke-Show, spielerisches Casino-Angebot
  • bei Outdoor-Firmenevents Schiffsfahrten, Feuerwerk, Talentshow

4. Einladungen verschicken und Firmenevent breit bewerben

Sobald die Location gebucht wurde und ein Motto oder eine Hauptattraktion für die Veranstaltung steht, verschicken Sie die Einladungen. Es ist wichtig, dass die Gäste den Termin frühzeitig auf dem Schirm haben und in ihren Kalender eintragen. Schön gestaltete Einladungen wirken attraktiv und sorgen dafür, dass die Gäste gerne kommen und gute Laune mitbringen. Sie können je nach Planung auch explizit vermerken, dass Partner mitgebracht werden dürfen. Für den sozialen Austausch untereinander ist das von Vorteil. Nutzen Sie kreative Ideen, um Ihre Einladungen und die gesamte Veranstaltung einzigartig zu gestalten.

5. Organisationsschritte festhalten und Zeitplan präzisieren

Notieren Sie die bestellten Materialien und Dinge. Halten Sie fest, was noch erledigt werden muss und bis zu welchem Zeitpunkt einzelne Dinge geregelt werden müssen. Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden in den Planungsprozess, um sicherzustellen, dass alle Aspekte berücksichtigt werden. Sie können sich den Zeitplan auf Papier notieren. Prüfen Sie, ob für eine Aufgabe noch ein Dienstleister benötigt wird. Noch einfacher ist die Organisation, wenn Sie eine digitale Event-App nutzen. Sie strukturiert den Organisationsprozess und kann Ihnen zu gewünschten Zeitpunkten automatische Erinnerungen schicken.

Nützliche Anwendungen sind beispielsweise:

  • Trello: bietet eine umfassende Projektmanagement-Plattform für die Eventorganisation
  • Presli: eignet sich zur Verwaltung von Listen von Gästen, Teilnehmer-Management und Planung
  • Party- und Eventplaner Lite: stellt das Wichtigste für eine Partyplanung zur Verfügung
  • Superevent: unterstützt Vernetzung und Austausch bei Großveranstaltungen und öffentlichkeitswirksamen Events

6. Schöne Erinnerungen von der Veranstaltung bewahren

Ein schönes Erlebnis setzt sich im Gedächtnis der Gäste fest. Sie möchten, dass man Ihr Firmenevent nicht vergisst? Schöne Fotos können dabei helfen. Sie können selbst welche während der Feier aufnehmen und welche von Mitarbeitern sammeln. Viele Unternehmen buchen auch einen professionellen Fotografen für das Unternehmensevent. Die Bildmaterialien können Sie nutzen, um nach der Feier eine liebe Nachricht an die Gäste zu senden. Ausgewählte Fotos können Sie auch für das Social-Media-Marketing oder künftige Beiträge auf Ihrer Webseite nutzen. Natürlich sollten Sie dafür abklären, ob die fotografierten Personen mit der Veröffentlichung von Aufnahmen einverstanden sind.

7. Während des Firmenevents wird gemeinsam gefeiert!

Sie haben das Firmenevent gut geplant und strukturiert organisiert? Dann ist eine letzte Sache wichtig: Freuen Sie sich auf alle Dinge, die auf die Beine gestellt wurden und genießen Sie die firmenfeiern. Gehen Sie mit einem freien Kopf in die Veranstaltung und lassen Sie der Feierlaune freien Lauf. Unterhalten Sie sich mit möglichst vielen Menschen und zeigen Sie ihnen, wie sehr Sie sich über ihr Kommen freuen.

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