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Vor 1 Monat veröffentlicht

Geburtstagsfeier planen - Schritt für Schritt zur schillernden Geburtstagsparty

Geburtstagsparty oder Geburtstagsfeier planen und organisieren

Inhaltsverzeichnis

Ob eine gelungene Geburtstagsfeier durch eine sorgfältige Geburtstagsplanung zum einmaligen Event wird, hängt von der Planung ab. Leider scheuen manche Menschen den Aufwand und bringen sich damit ungewollt um einen der schönsten Tage des Jahres. Dabei ist die Organisation mit den richtigen Planungsschritten kein Hexenwerk. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie eine unvergessliche Geburtstagsfeier auf die Beine stellen und was es dafür braucht. Gerne können Sie unsere Geburtstagsfeier Checkliste als PDF herunterladen und Ihnen die Organisation erleichtern.

Budget festlegen und der Traum vom gelungenen Geburtstag

Am Anfang einer guten Planung stehen zwei Dinge. Auf der einen Seite muss das finanzielle Budget für die Feier abgesteckt werden. Auf der anderen Seite sollten Sie einen persönlichen Wunsch an die Party formulieren. Fragen Sie sich, was für eine Traumvorstellung Sie vom Geburtstag haben und in welche Richtung die Feier gehen soll. Denken Sie bewusst von beiden Seiten her. Erfahrungsgemäß finden sich noch im fernsten Traum Hinweise, die sich in Wirklichkeit umsetzen lassen. Bei kleinen Budgets gibt es die Möglichkeit, mit der richtigen Essensplanung oder durch Beteiligung von Freunden das Event umzusetzen. Fügen Sie etwas Besonderes hinzu, wie kreative Dekorationen oder spezielle Unterhaltungsmöglichkeiten, um die Feier einzigartig zu machen.

Datum finden und die Gästeliste zusammenstellen

Den nächsten Schritt bildet die Festlegung des Datums und die Zusammenstellung der Gästeliste. Dieser Punkt steht deshalb weit vorne, weil tolle Locations frühzeitig gebucht werden wollen und die Einladung rechtzeitig verschickt werden muss. Das Datum der Feier muss nicht direkt auf den Geburtstagstermin gelegt werden. Generell haben sich bei einer Feier für Erwachsene Termine an einem Wochenende oder vor Feiertagen bewährt. Auf diese Weise gewährleisten Sie, dass sich Gäste nicht extra Urlaub nehmen müssen.

Sie haben einen passenden Termin im Blick? Dann fragen Sie sich, wie groß die Feier werden soll und wie viele Gäste sie wünschen. Manche feiern lieber im überschaubaren Rahmen, andere wünschen sich möglichst viele Besucher. Legen Sie fest, wie viele Personen Sie auf Ihrer Party haben möchten. Anschließend stellen Sie eine Liste mit Personen zusammen, die Sie einladen. Berücksichtigen Sie dabei die Vorlieben Ihrer Liebsten, um sicherzustellen, dass die Feier allen Gästen gefällt. Falls Sie eine möglichst große Feier möchten und gerne neue Gesichter sehen, können Sie dies bei den Einladungen berücksichtigen und vermerken, dass Gäste ihre Partner mitbringen können. Allerdings wirkt sich die Zahl der Gäste auf die Budgetplanung aus.

Location auswählen und Motto festlegen

Das Herzstück einer außergewöhnlichen Feier ist ein spezieller Ort. Indem Sie die Location gezielt auswählen und hier feiern, begeben Sie sich bewusst aus dem normalen Alltag heraus. Dieser Vorteil spricht für die Buchung eines speziellen Ortes. Über die Auswahl der Location können Sie festlegen, ob Sie einen preiswerten Ort wünschen oder eine Rundumversorgung wollen, die Ihnen Arbeit abnimmt. Die Location garantiert eine bestimmte Atmosphäre.

Location auswaehlen
Location auswählen auf HIERFEIERN.com

Sobald die Location ausgewählt wurde, legt ein Partymotto den Rahmen der Feier weiter fest. Dieses kann konkret an die Gäste ausgegeben werden. Zuletzt waren beispielsweise 80er Jahre-Partys enorm beliebt. Mottos können auch als persönlicher Slogan zur Partygestaltung genutzt werden. Verbunden mit dem Schlagwort kann ein Dresscode ausgegeben werden. Alle diese Dinge sollten auf Einladungen vermerkt und klar kommuniziert werden.

Einladung verschicken und Organisationsschritte planen

Sobald die Location, der Termin und ein mögliches Motto stehen, sollten die Einladungen gestaltet werden. Die Einladungen an die Gäste müssen frühzeitig rausgehen, damit die Gäste den Termin in ihren Kalender schreiben. Individuell gestaltete Einladungskarten aus Papier haben sich bewährt. Sie wirken persönlich und machen den Menschen Lust auf einen Besuch. Folgende Dinge sollten Sie auf der Karte nicht vergessen:

  • Termin und Rückmeldung: Geben Sie den Partytermin an und eine Frist zur Rückmeldung.
  • Geschenkwünsche: Falls Sie sich bevorzugt Geld wünschen, sollten Sie dies angeben.
  • Dresscode: Mit einem Dresscode sorgen Sie für die passende Optik und die richtige Atmosphäre.
  • Angaben zur Verpflegung: Teilen Sie den Gästen mit, ob Spenden für das Buffet gewünscht werden.

Mit der Einladung nimmt die Party konkrete Form an. Es ist an der Stelle wichtig, der Planung eine Struktur zu geben. Früher wurden dafür Listen angelegt. Heute leisten Apps für die Event-Organisation eine gute Unterstützung. Für die Planung bieten sich Tools wie Eventbride, Asana, Planning Pod, Bizzabo, Party Planer Lite, Blossom oder Planner Pro an. Über diese Anwendungen lassen sich Listen anlegen. Jeder Arbeitsschritt kann mit einer konkreten Frist versehen werden, bis zu der dieser erledigt werden muss. Diese Tools helfen Ihnen, alle To-dos im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

Das Rahmenprogramm für den Partyabend

Eine gute Party braucht das passende Unterhaltungsprogramm. Hier sind einige Tipps für die Planung der Unterhaltung: Musik ist dafür entscheidend. Sie können eine Live-Band oder einen DJ buchen. Möglicherweise findet sich im eigenen Freundeskreis eine Person, die diesen Job gerne übernimmt. Eine Alternative ist eine individuelle Playlist. Über Dienste wie Spotify können Sie diese mit ihren Freunden gemeinsam zusammenstellen.

Das zweite Standbein für die Unterhaltung bilden Partyspiele. Überlegen Sie sich, ob Sie welche davon anbieten möchten. Sie können Menschen ins Gespräch bringen und die richtige Stimmung aufkommen lassen. Welche Programmpunkte geeignet sind, hängt von den Gästen ab, die Sie eingeladen haben.

Diese Spiele und Unterhaltungspunkte haben sich auf Partys bewährt:

  • Karaoke sorgt für musikalischen Spaß, wenn Gäste zum Singen bereit sind
  • Werwolf, Mord in Palermo und ähnliche Rollenspiele können über Apps wie Wolvesville moderiert werden
  • GesellschaftsspieleTrinkspiele oder ein Quiz für den Abend
  • Individuelle Beiträge der Gäste können runde Geburtstage bereichern
  • Fotoecke oder Fotoaufnahmen vom Feiern
Fotoecke kann fuer Unterhaltung auf der Feier sorgen
Eine Fotoecke ist einfach zu organisieren und bringt eine Menge Stimmung

Eine kleine Fotoecke kann für Unterhaltung auf der Feier sorgen. Manche Fotografen vermieten das Equipment mit lustigen Kostümen inklusive. Eine Alternative dazu bildet eine Sofortkamera. Mit ihr können Gäste auf dem Geburtstag Bilder aufnehmen und ein Andenken mit nach Hause nehmen oder dem Geburtstagskind schenken. Wer analoges Fotografieren schätzt, kann Einwegkameras auf der Feier auslegen oder sogar einen Fotografen oder Hobbyfotografen engagieren. Die Aufnahmen lassen sich entwickeln und für Dankeskarten verwenden. Wenn beim Geburtstag die Familie zusammenkommt, sind solche authentischen Aufnahmen Gold wert.

Essen und Getränke organisieren

Die Verpflegung der Geburtstagsgäste bildet einen zentralen Punkt beim Vorbereiten des großen Tags. An manchen Locations wird sie von Drittanbietern übernommen. Bei den meisten Partys wird ein eigenes Buffet aufgebaut oder ein Caterer genutzt, der die Party versorgt. Anhand der Rückmeldungen und der Personenzahl können Essen und Getränke vor der Party bestellt werden. Wer auf Unterstützung seiner Gäste baut, muss die zugesagten Bestände in einer Liste festhalten, um sie zu überblicken.

Diese Dinge sollten eingeplant werden:

  • ausreichend alkoholische und alkoholfreie Getränke
  • Hauptspeise und kleine Snacks
  • Desserts, Fingerfood sowie Mitternachtshappen
  • exotische Attraktion, die Gäste beeindruckt

Dekoration für die Location

Am Tag der Party muss die Location rechtzeitig dekoriert werden. Zur Dekoration zählen Dinge wie Tischdecken, Beleuchtung und Accessoires zum Motto. Unterhaltungselemente wie ein Feuerwerk zählen zur Dekoration. Sie müssen bei der Planung berücksichtigt werden.

Diese Dekoration schafft Partyatmosphäre:

  • Luftballons oder Girlanden
  • Fackeln oder Lampions bei Gartenpartys
  • Poster & Accessoires passend zum Motto
  • Knallbonbons oder Konfetti

Persönliche Checkliste durchgehen und feiern

Profiorganisatoren fertigen sich vor Events eine individuelle Checkliste an. Je mehr Punkte der Liste erledigt wurden, umso stärker wird die Vorfreude auf die Feier. Am Termin können Sie mit Hilfe einer Liste oder einer Eventplanungs-App sicher sein, dass alles erledigt wurde und bei Bedarf nachsteuern. Sobald die Gäste kommen, ist das Organisieren dann erledigt. Jetzt steht Abschalten und ein guter Gastgeber sein auf dem Programm.

Das steht nach der Party an

Behalten Sie im Blick, dass nach der Party aufgeräumt werden muss. Sicherlich finden sich unter den Gästen Personen, die Ihnen helfen können. Wenn Sie diese Hilfe in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie die Menschen jedoch mit genug Vorlauf vor der Party darauf ansprechen. Verschicken Sie mit zeitlichem Abstand zur Party Dankeskarten oder eine persönliche Nachricht. So sorgen Sie dafür, dass schöne Momente bewusst erinnert werden und Ihre Party noch lange im Gespräch ist.

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