Eventplanung: Wie viel qm pro Person

Wenn du auf der Suche nach der richtigen Location für deine nächste Party bist, spielt die Frage, wie groß der Raum sein muss, eine zentrale Rolle. Viele Menschen unterschätzen die Bedeutung der richtigen Raumgröße, doch sie ist entscheidend dafür, dass sich deine Gäste wohlfühlen und die Veranstaltung reibungslos abläuft. Hier erkläre ich dir, wie du die passende Raumgröße für deine Gästeanzahl berechnest und welche Faktoren dabei eine Rolle spielen, um dir die Entscheidung zu erleichtern.

Wieviel Platz pro Person benötigt wird

Die benötigte Fläche pro Person hängt stark von der Art der Veranstaltung ab. Für ein entspanntes Stehempfang, bei dem sich die Gäste frei bewegen können, solltest du etwa 1 bis 1,5 Quadratmeter pro Person einplanen. Diese Berechnung basiert auf der Annahme, dass es keine dichte Menschenmenge gibt und die Gäste genug Raum haben, um sich zu unterhalten, zu trinken und zu tanzen, wenn sie möchten.

Bei formelleren Anlässen, wie einem Abendessen im Sitzen, brauchst du jedoch etwas mehr Platz. Hier werden etwa 1,5 bis 2 Quadratmeter pro Person empfohlen, um sicherzustellen, dass genügend Raum zwischen den Tischen ist und sich die Gäste bequem hinsetzen und aufstehen können​.

Tanzfläche und Partys

Falls deine Veranstaltung eine Tanzfläche umfasst, verändert sich die benötigte Fläche pro Person. Eine Tanzfläche ist in der Regel dichter belegt. Hier sind etwa 2 Personen pro Quadratmeter die Faustregel, wobei es auch darauf ankommt, wie intensiv getanzt wird. Bei besonders lebhaften Veranstaltungen oder sehr bewegungsintensiven Tänzen könnten weniger Personen auf einem Quadratmeter angemessen sein.

Reihenbestuhlung und Konferenzen

Falls deine Veranstaltung eine Reihenbestuhlung vorsieht, wie zum Beispiel bei einer Konferenz oder einem Vortrag, ist der Platzbedarf pro Person niedriger. In diesem Fall kannst du mit etwa 0,5 bis 1 Quadratmeter pro Person rechnen, da hier vor allem die Sitzflächen Platz benötigen und weniger Raum für Bewegung erforderlich ist. Bei dieser Konfiguration geht es hauptsächlich darum, die Gäste bequem unterzubringen, ohne dass sie viel Bewegungsfreiheit benötigen​.

Sicherheitsvorgaben und rechtliche Rahmenbedingungen

Neben der Berechnung des Platzbedarfs ist es wichtig, die rechtlichen Vorgaben im Auge zu behalten. In Deutschland gibt es strenge Vorschriften für Veranstaltungen, die von der Versammlungsstättenverordnung (VStättVO) geregelt werden. Diese legt fest, wie viele Personen pro Quadratmeter erlaubt sind und welche Sicherheitsmaßnahmen, wie Rettungswege und Brandschutzvorkehrungen, eingehalten werden müssen. Insbesondere für größere Veranstaltungen in geschlossenen Räumen solltest du immer prüfen, welche lokalen Bestimmungen gelten​.

Besondere Anforderungen für Outdoor-Events

Wenn du planst, deine Party im Freien zu veranstalten, sind die Regeln etwas flexibler, da mehr Platz zur Verfügung steht und das Risiko bei einer Notfallsituation leichter zu handhaben ist. Allerdings solltest du auch hier die Wetterbedingungen und die Möglichkeit einer schnellen Evakuierung bedenken, falls die Veranstaltung aufgrund von Regen oder Sturm unterbrochen werden muss. Für Outdoor-Events gelten häufig höhere Personenschwellenwerte, bevor strenge Regeln greifen. Während bei Indoor-Veranstaltungen ab 200 Personen die VStättVO greift, liegt diese Grenze bei Outdoor-Veranstaltungen oft bei 1.000 bis 5.000 Personen​.

Fazit: So findest du die richtige Location

Um die passende Location zu finden, ist es essenziell, den Zweck deiner Veranstaltung und die Bedürfnisse deiner Gäste genau zu kennen. Wenn du eine intime Feier mit 30 bis 50 Personen planst, reicht ein kleinerer Raum mit 50 bis 70 Quadratmetern aus. Planst du jedoch eine große Party mit Tanzfläche für 200 Gäste, benötigst du eine wesentlich größere Fläche, um allen genügend Raum zu bieten. Rechne dabei nicht nur mit der Anzahl der Gäste, sondern auch mit zusätzlichen Flächen für Bars, Bühnen oder Buffets.

Egal ob drinnen oder draußen, die Wahl der richtigen Location und das Verständnis für die Platzanforderungen sind entscheidend, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu garantieren, bei der sich alle wohlfühlen.