Veranstaltung planen - so gelingt es Ihnen

Sie sind von Ihrer Unternehmensleitung betraut worden, die nächste Firmenfeier zu organisieren. Diese Aufgabe bringt eine große Verantwortung mit sich und vereinbart viele verschiedene Anforderungen. Sie müssen das veranschlagte Budget berücksichtigen, einen passenden Termin finden und ein Motto wählen, das alle Mitarbeiter anspricht.

Damit Sie später auf eine gelungene Veranstaltung zurückblicken können, sind im Vorfeld eine akribische Planung, eine professionelle Durchführung und die Nachbereitung wichtig. Dadurch wird sichergestellt, dass die Firmenfeier allen Mitarbeitern in guter Erinnerung bleibt und auch die Unternehmensleitung zufrieden ist.

Lesen Sie in diesem Ratgeber, wie Sie ein unvergessliches Firmenevent planen und was zum Gelingen der Veranstaltung unbedingt beachtet werden muss.

Der Termin zur Firmenfeier muss früh in die Planung einbezogen werden

Der erste Schritt bei der Planung Ihres Firmenevents ist die Terminfindung. Den Termin müssen Sie nach Möglichkeit so legen, dass das Gros der Mitarbeiter Zeit hat. Bei der Terminplanung ist daher vor allem der Urlaubsplan der Mitarbeiter und die möglichen Ferienzeiten des Bundeslandes zu berücksichtigen.

Es ist ebenfalls wichtig, ob zum möglichen Termin in der Nähe eine größere Veranstaltung stattfindet. Große Konzerte oder Stadtfeste könnten dafür sorgen, dass die Firmenfeier nicht besucht wird. Findet das Firmenevent im kleineren Kreis statt, sollte keiner der Teilnehmer Geburtstag haben. In großen Unternehmen, mit vielen Mitarbeitern, kann dieser Punkt nicht berücksichtigt werden.

Den Termin für das geplante Firmenevent sollten Sie inklusive eines Ausweichtermins früh wählen und dann selbstverständlich auch sofort bekannt geben. Dies ist für die Planung der Mitarbeiter ein wichtiger Punkt.

Die Budgetplanung enthält alle Kosten rund um das Event

Ein Firmenevent verursacht je nach Größe und Aufwand möglicherweise hohe Kosten. Die Budgetierung des Events ist daher der nächste Punkt, den Sie bei der Planung im Auge behalten müssen. In den meisten Unternehmen wird für eine Firmenfeier ein festes Budget eingeplant.

In die Budgetplanung müssen die Miete für die Location, das Catering, das Programm und mögliches Personal einfließen. Zusätzlich sind Kosten für Lichttechnik, Sound, Inventar und die Dekoration zu berücksichtigen.

Es ist ebenfalls möglich, dass Personalkosten anfallen, wenn Sie und mehrere Mitarbeiter in die Planung und Durchführung einbezogen werden. Ein großer Teil des Budgets fließt in die Buchung des Veranstaltungsorts. Die rechtzeitige Buchung der Location bringt Ihnen Klarheit über die anfallenden Kosten und Sie behalten die Übersicht.

Ein kleines finanzielles Polster für unvorhergesehene Kosten sollten Sie ebenfalls bei der Budgetierung einplanen. Da Unternehmen die Veranstaltung teilweise oder komplett von der Steuer absetzen möchten, ist das Erstellen eines genauen Kostenplans wichtig.

Der Veranstaltungsort und das Motto holt die Mitarbeiter aus ihrem Alltag heraus

Für besondere und außergewöhnliche Firmenfeiern ist die richtige Wahl der Location wichtig. Durch die Auswahl eines einzigartigen Veranstaltungsorts feiern Sie bewusst fernab der Firma und begeben sich aus dem Alltag heraus. Eine gut gewählte Location wie eine Burg, ein prunkvoller Festsaal oder auch eine Ranch sorgen für den Wow-Effekt bei allen Teilnehmern und schafft eine besondere Atmosphäre. Oftmals bieten diese Veranstaltungsorte auch einen Rundum-Service an, der Ihnen viel Arbeit abnimmt.

Steht die Location fest, wird das Motto für die Firmenfeier gewählt. Sehr beliebt bei vielen Teilnehmern sind die 80er- oder 90er-Jahre Partys, mediterrane Abende, vier Jahreszeiten, Casino oder Winterzauber. Das Motto legt in der Regel auch die Musik fest und bei der Einladung können Sie den gewünschten Dresscode klar kommunizieren.

Die Anzahl der Gäste wirkt sich auf das Budget für die Firmenfeier aus

Ein erheblicher Teil der Kosten ist selbstverständlich auch von der Anzahl der Gäste abhängig, die zur Firmenfeier eingeladen sind. Es ist daher ein großer Vorteil für die Budgetierung, wenn die Einladungen zum Event frühzeitig verschickt werden. Dadurch wissen Sie schon im Vorfeld, mit wie vielen Gästen gerechnet werden muss. Da es sich um eine Firmenfeier handelt, versteht es sich von selbst, dass alle fest angestellten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eingeladen werden.

In vielen Betrieben werden auch die Aushilfen, Praktikanten, Werksstudenten oder Mitarbeiter von Leihfirmen zu den Firmenevents eingeladen, die nicht in Voll- oder Teilzeit angestellt sind. Dies ist zwar kein Muss, kann aber zu einem besseren Zusammenhalt in den einzelnen Teams und im gesamten Unternehmen beitragen.

Damit die Firmenfeier steuerlich geltend gemacht werden kann, müssen übrigens alle Mitarbeiter, die fest angestellt sind, eine Einladung erhalten. Der Steuerberater Ihres Unternehmens kann zu diesem Thema genaue Auskünfte geben. In einigen Unternehmen werden zu den Firmenfeiern auch die Familienmitglieder oder wichtige Geschäftspartner eingeladen. Dies wirkt sich ebenfalls auf das Budget und die Planung für das Event aus.

Die Einladungen müssen zu einem frühen Zeitpunkt versendet werden

Wenn nach Ihrer Planung die Location, das Motto und der Termin feststehen, müssen die Einladungen an die Mitarbeiter versendet werden. Ein sogenanntes „Safe the Date“ können Sie auch schon zu einem Zeitpunkt versenden, an dem die Planungen noch nicht komplett abgeschlossen sind. Dadurch haben die Mitarbeiter, die gerne auf eine Firmenfeier kommen, genügend Zeit, selbst zu planen und sich auf das Event vorzubereiten.

Die Location, das Motto und der genaue Termin mit Uhrzeit werden dann in der eigentlichen Einladung bekannt gegeben. Für das „Safe the Date“ ist ein Zeitraum von zwei bis drei Monaten vor dem Termin gut geeignet. Die Einladungen selbst sollten Sie etwa vier bis sechs Wochen vor der Firmenfeier versenden. Etwa eine Woche vor dem Event kann es sehr hilfreich sein, dass Sie nochmals einen Reminder versenden.

Nicht jeder Gast erhält eine Einladung per E-Mail

In jungen und modernen Unternehmen ist es heutzutage nicht unüblich, dass die Einladungen zu einer Firmenfeier per E-Mail versendet werden. Dies ist besonders zu empfehlen, wenn Sie die Einladungen an eine große Belegschaft versenden müssen. Ein Aushang in der Kantine oder in einem Aufenthaltsraum Ihres Unternehmens ist ebenfalls zu empfehlen.

Sollten Sie allerdings Kunden und Geschäftspartner zu Ihrer Firmenfeier einladen, sollten Sie die Schriftform wahren. Sprechen Sie Kunden und Geschäftspartner persönlich in der Einladung an. Teilen Sie den Ort, das Datum und die Uhrzeit mit. Informieren Sie grob über das geplante Programm und teilen Sie mit, welcher Dresscode an dieser Feier gewünscht ist. Setzen Sie eine Deadline für die Zu- oder Absage zur Firmenfeier.

Auch die eingeladenen Mitarbeiter sollten für die bevorstehende Feier zu- oder absagen. Dies erleichtert Ihnen die Planung und Budgetierung des Events.

Eine Checkliste kann für die Planung und Ausführung eine gute Unterstützung sein

Professionelle Eventplaner organisieren Firmenfeiern und wichtige Firmenevents nach einer vorgegebenen Checkliste. Diese Liste erstellen Sie im Vorfeld. HIERFEIERN stellt Listen für verschiedene Events zur Verfügung. Es ist mittlerweile schon möglich, eine App für die Planung zu nutzen. Durch das Abhaken der Checkliste am Computer oder auf einer App für Eventplanung können Sie sicherstellen, dass alles Wichtige im Vorfeld erledigt wurde. Sind Punkte auf der Liste offen, besteht für Sie die Möglichkeit, zeitnah nachzusteuern. Sobald dann die ersten Gäste zur Firmenfeier eintreffen, wird gefeiert.

Eine Firmenfeier muss nach Abschluss nachbereitet werden

Nach der Firmenfeier ist es Zeit sich ein Feedback von den Mitarbeitern einzuholen, die teilgenommen haben. Dies funktioniert sehr einfach mit einer kleinen Online-Umfrage. Waren externe Gäste wie Kunden oder Geschäftspartner eingeladen, sollten Sie sich schriftlich für das Erscheinen bedanken. Eine E-Mail ist dafür ausreichend. Da immer viel fotografiert wird, können die schönsten Eindrücke per E-Mail an die einzelnen Abteilungen versendet werden.

Nach der Firmenfeier werden auch sämtliche Kosten zusammengestellt. Die Gesamtkosten spielen eine besonders wichtige Rolle, wenn das Event steuerlich geltend gemacht werden soll. Für die korrekte Abrechnung der Firmenfeier ist die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder mit dem Steuerberater des Unternehmens zu empfehlen.